Herramientas de ofimática

 

En muchas ocasiones la rutina y la falta de conocimientos nos impiden conocer el gran potencial que guardan las herramientas que tenemos en nuestro ordenador. Este caso llevado al extremo me ha llevado a conocer a un empresario que tenía un equipo informático en su escritorio y no estaba ni enchufado, lo tenía para dar imagen.

 

Cada día se impone más el tener todo informatizado, y esto es clave para ganar en competitividad, agilidad y dar un paso adelante en herramientas administrativas. A modo de ejemplo imagínese que tenemos un equipo de comerciales dentro de la empresa, ¿somos capaces de evaluar su rendimiento? ¿podemos analizar el rendimiento de su cartera de clientes? ¿qué ocurre si se va a otra empresa? ¿conocemos a fondo sus gestiones comerciales?. Para dar respuesta a las preguntas anteriores y muchas más existen herramientas de gestión comercial, también llamadas CRM.

 

Ahora vamos a preguntarnos ¿cuántos pedidos nos ha hecho el cliente 1234? ¿podemos compararlos con el mes anterior y obtener las diferencias de consumo? ¿puede ser que este cliente esté comprando menos? ¿podría ser que debido a sus descuentos su rentabilidad no sea la adecuada? ¿tenemos posibilidad de saber si la competencia está entrando en nuestros clientes y con qué productos? ¿tramitamos adecuadamente los pedidos que recibimos? La respuesta a estas preguntas nos viene dada desde desde un ERP.

 

Hemos diseñado dos herramientas muy distintas. Desde el ERP podemos gestionar pedidos, revisar riesgo de clientes, obtener informes históricos de clientes, rentabilidades, ... Ahora podemos imaginar cómo funcionarían estas herramientas juntas: el CRM detecta  desde los datos del ERP que el cliente 1234 lleva este trimestre un 20 % de consumo menos que el año anterior y manda una alerta a su comercial para que se gestione. También podría darse el caso de que el cliente tuviera una rentabilidad por debajo del mínimo exigido o que tuviera un contrato a punto de vencer. En todos estos caso se lanzarían alertas a su gestor.

 

Mientras programas de gestión tienen casi todas las empresas, herramientas CRM tienen ahora mismo en España menos de un 15 % de las empresas por lo que disponer de ellas tiene ventajas competitivas respecto a la competencia.

 

Otro caso habitual es el tratamiento de datos mediante Excel. Lo normal es que conforme recibimos los datos siempre los tratemos de la misma forma y mi pregunta es si siempre hacemos lo mismo ¿se podrían automatizar los procesos habituales? la respuesta en un sí rotundo y debemos hacerlo porque aún, si sólo perdiéramos 5 minutos en el proceso, que suele ser más, y se realizara una vez a la semana, al cabo de un año serían más de 4 horas perdidas en una rutina.

 

El manejo y gestión de las herramientas de las que ya disponemos nos puede permitir avanzar en la gestión y optimización de nuestra empresa a coste muy bajo.